초기 스타트업의 조직 관리 꿀팁 (feat. 무료 템플릿)

안녕하세요. 그로우앤베터의 피플앤컬쳐 리드 제시입니다.

제가 그로우앤베터에 합류한지 벌써 1년, 정말 눈을 감았다 뜨니 어느새 1년이 훌쩍 지나있더라구요. 여러 스타트업을 거쳤지만 그로우앤베터에서의 1년만큼 버라이어티하진 않았던 것 같은 느낌적 느낌... 아마도 초기 스타트업은 처음이라 그런거겠죠?

그래서 오늘은 지난 1년 초기 스타트업에서 피플앤컬쳐로 불리는 업무를 "해본 자"로서의 성장 스토리를 슬쩍 풀어보려고 합니다.

(콘텐츠 하단에 조직 운영 관련 템플릿 3종 무료 다운로드 링크도 함께 있으니, 꼭 확인해주세요!)

피플앤컬쳐 업무란?

한 사람이 한 사람만큼의 일만 하기는 어려운 스타트업에서 업무 양으로만 보자면 인사도 재무도 총무도 각각의 전문가를 채용할 만큼의 양은 아니지만, 그렇다고 기획, 개발, 마케팅, 디자인, 영업, 운영 팀원이 부가적인 업무로 하기에는 좀 더 집중도가 필요한 일이죠.

그래서 많은 초기 스타트업에서는 대표님이 직접 하시거나, 코파운더 중 한 사람이 챙기다가 버거워하면서 '이것 좀 누가...' 하는 경우들이 자꾸 생기게 되는데요. 제가 지금 하고 있는 일들은 사실 저도 처음 경험해보는 업무들이 대부분이었어요. 예전에 피플팀장으로 구성원 케어 업무를 했었지만, 지금은 HR과 노무, 자금관리, 급여관리, 총무, 법무관리, 법인정보 관리, 자산관리, 주주관리, 정부지원사업 운영, 기타 각종 이슈까지 다양한 업무들을 하고 있으니까요.

"그 많은 업무들을 혼자 하신다고요?"

가장 궁금해하시는 첫번째 질문과 함께 실과 바늘처럼 바로 따라 오는 두번째 질문! "그 많은 업무들을 혼자 하신다고요? 어떻게 다 하세요?"

네! 물론 담당자는 제가 맞습니다. 하지만 그 업무들은 혼자 다 할 수는 없습니다. 저는 원더우먼도 아니고 심지어 회계도, 재무도, 법무도, 인사도 아는 것이 거의 없는 완벽한 초짜거든요.

매일, 매주, 매월로 루틴하게 돌아가는 일은 한 번 익혀두면 두고두고 써먹을 수 있지만, 루틴이 되기 전에 처음 시작하는 업무 라던가, 새로운 정부과제 라던가 그 외 빠르게 대응해야 하는 낯선 과제들이 발생할 때면 맨 땅에 헤딩하는 기분으로 머리를 싸매야 하는 것도 사실이에요. 업무의 가짓수로 보면 정말 많기도 하구요. 그래서 이 일들을 어떻게 하느냐?

처음 입사해서 맡게되었던 것 중 하나가 채용 업무였어요.

저희는 온라인 채용 플랫폼을 활용했는데, 지원서 열람은 각 그룹의 리더들이 직접하고 인터뷰가 일정 어레인지는 제가 담당했습니다. 각 그룹 리드들이 너무 바쁘다 보니 지원서 열람까지 오랜 시간이 걸리거나, 인터뷰 일정을 조율하는 과정에서 지원자들이 다른 곳으로 이직이 확정되는 케이스가 더러 발생하기도 하더라구요. 그러면서 저희는 인재를 만날 기회를 놓치는 것은 물론이고 지원자들에 대한 그로우앤베터의 이미지에도 영향을 미치게 될 것이 염려가 되었죠.

그래서 지원서 열람과 인터뷰 진행, 채용확정까지 걸리는 전체 일정을 영업일 기준으로 3주 내로 확정하도록 채용 프로세스를 개선했어요. 채용 프로세스에는 각 단계별 소요 시간이나 합/불합격 안내와 채용 확정 시 안내되는 메일 템플릿까지 누구라도 바로 활용할 수 있도록 한 페이지로 정리해서 노션으로 공유하고 있습니다. 물론 이 프로세스가 완벽하지는 않겠지만 그로우앤베터답게 계속 진화 중으로 그 과정도 계속 담아가고 있습니다.

또, 입사 후 진행되는 온보딩은 입사 당사자가 미리 준비된 본인의 온보딩 페이지를 보고 버디나 다른 팀원과의 일정을 맞춰 진행합니다. 이렇게 채용이나 온보딩 과정은 미리 셋팅 해두면 실행 단계에서는 다른 팀원들과 함께 진행하는 업무들이 많아, 저의 리소스를 절약할 수 있어요.

제가 하는 다양한 업무 중 가장 저에게 어려웠던 것은 자금 관리였어요.

그도 그럴 것이 저는 살면서 용돈기입장이나 가계부 같은 걸 단 한 번도 써본 적도 없는 1인이에요. 그런 제가 입사 한달 후부터 대표님이 들고 다니시던 OTP카드와 공인인증서를 넘겨받고 자금 관리라는 어마어마한 업무를 시작하게 되니, 얼마나 떨렸겠어요? 하지만...

1️⃣ 매월 그로우앤베터의 재무 컨설팅을 진행해주시는 이사님께 자금주보 샘플을 공유받아 구글시트로 세팅했고

2️⃣ 주단위로 발생하는 입출납 내용들을 꼼꼼하게 기재하고,

3️⃣ 매주 월요일 저희 대표님 벨라와 지난 주의 수입/지출 상황, 현재의 현금 상태, 이번 주의 예상 수입/지출 상황을 타이트하게 싱크합니다.

4️⃣ 그리고 월별 현금 흐름표 양식을 셋팅해서 월 단위 자금흐름에 대해서도 매 당월 15일과 익월 2일에 더블, 트리플 체크 또 체크!!

5️⃣ 그 후에 대표님과 재무 컨설팅을 진행하고 있는데요.

1년쯤 하다보니 이제 소요되는 시간도 짧아지고 비용을 맞추는 것도 거의 기계적으로 할 수 있게 되었네요.😎 숫자를 몰라도, 숫자와 친하지 않아도 자금관리 할 수 있습니다. 주 단위 관리를 할 수 있는 자금주보 시트와 월단위 관리를 할 수 있는 월별 현금흐름표 시트만 있다면 나는야 두려울 것이 없다~

그 외, 좀 더 전문성이 필요한 분야들은 믿을만한 파트너들의 도움을 받고 있어요. 매월 발생하는 원천세, 분기별로 발생하는 부가세, 연단위 법인세, 그리고 월 단위 페이롤 업무 등은 창업 당시부터 도움 받았던 세무법인에게, 법무적인 이슈나 노무 관련 내용은 법무/노무법인에게 도움을 받습니다.

그리고 저의 업무들을 좀 더 수월하게 하고, HR영역은 히스토리 관리 가능한 SaaS 서비스의 활용도 있습니다.

예를 들어, 초기에는 근로계약서/연봉계약서 등의 작업을 모두 수기로 하면서 오피스 출근일에 일정을 맞추고, 작성 후에는 원본과 스캔본을 각각 온/오프라인으로 따로 관리를 했어야 했는데요. SaaS 서비스를 사용하면서 서로 시간도 아끼고 히스토리 관리도 훨씬 수월해졌어요.

이전에는 휴가 사용 시, 당사자는 '휴가 일정을 노션에 등록 ▶️ 구글 캘린더 등록 ▶️슬랙으로 공유' 하는 작업들을 하고, 저는 팀원들이 각각 며칠의 휴가를 썼는지 따로 계산을 했어야 했는데요. 이제는 SaaS 서비스에서 휴가 등록만 하면, 구글캘린더와 슬랙 까지 한 방에 공유되고 사용/잔여 휴가 일수에 대해서도 투명하게 확인이 가능해서 인원이 늘어도 전혀 부담스럽지 않더라구요.

추가로, 조직 문화를 회사에 적용할 수 있는 템플릿 3종을 드리니 회원가입 후 꼭 챙겨가세요!

(🎁 템플릿 3종 구성 : ① 컬처 가이드 제작 템플릿 ② 면접 가이드 제작 템플릿 ③ 채용&온보딩 템플릿)

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자세한 이야기는 우리 만나서 하면 어떨까요? 만나서 못다한 꿀팁 실컷 전해드릴게요! 업무에서 사용하는 템플릿도 모두 전달해 드리고요. 궁금한 내용 편하게 질문하러 오세요.🧡

• Edited by 효효