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스타트업을 다니시는 분들 중, 노션을 모르는 분들은 아마 없으실거에요! 개인 포트폴리오로 활용하기에도, 스타트업의 업무 생산성을 관리하거나 파일을 저장해두기에도 매우 유용한 노션. 지난 아티클에서는 노션의 Head of CX였던 Kate Taylor의 인터뷰 아티클을 소개해드렸는데요.


이번 아티클에서는 미국의 유명한 투자사인 Y 컴비네이터를 졸업한 코파(Kopa)라는 회사에서 어떻게 노션을 활용했는지를 소개한 아티클을 번역하여 공유해드립니다. 100% 재택근무제로 운영된다는 코파는 노션을 활용해서 어떻게 생산성을 높였을지 함께 살펴보아요!




Part 1 . 우리는 누구인가?


코파(Kopa)는 2019년 겨울, Y 컴비네이터를 졸업한 스타트업으로 100% 재택 근무로 운영되고 있습니다. 코파는 우리의 첫 창업이기 때문에, 하나부터 열까지 작은 것들을 모두 스스로 알아내야만 했는데요. 우리가 해결해야 하는 것 중 하나가 바로 효율적인 문서화 방식이었습니다. 100% 재택 근무로 운영되는 우리 회사에게 문서화란 매우 중요한 요소였죠. 시간을 낭비하지 않으면서도 팀에 부담을 주지 않고, 새롭고 좋은 툴들을 사용해보면서 균형을 찾아내는 일은 정말 어려웠습니다.


저희는 몇 가지 큰 교훈을 얻게 되었는데요. 바로, 모든 것을 데이터화하고, 템플릿화하며, 위키화해야한다는 것, 그리고 노션은 새로운 가능성의 세계를 열어준다는 것이었습니다. 우리는 사내 위키, 문서, 데이터베이스 등에 대한 우리의 생각을 마침내 정돈하게 되었고, 노션 도입을 두려워하는 대신 노션에 대해 글을 쓰게 되었습니다.




Part 2 . 우리가 사용하던 툴


정신없는 구글 드라이브와 병행하여 사용할 수 있는 툴인 '노션'에 대해 들었을 때, 우리는 한 번 사용해보고 싶었습니다.


오해하지 마세요. 저는 구글 워크스페이스를 좋아해요! 우리는 여전히 구글 드라이브, 닥스, 시트, 슬라이드 등을 사용하죠. 그런데, 문서화의 과정에서 새로운 문서를 계속해서 드라이브에 추가하는 것 자체가 불편하게 느껴졌습니다. 구글 드라이브에서 이 문서들은 다시는 보지 않을 것 같은 잡동사니처럼 느껴졌기 때문입니다. 우리는 찾는 문서를 도통 찾을 수가 없었고, 우리의 팀원들에게 문서가 어디에 있는지 물어야 했죠.


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이 폴더들은 도대체 어떤 기준으로 만들어진걸까요?




Part 3 . 툴을 바꾸는게 두려운 이유


회사에서 새로운 툴을 도입하는 일은 쉽지 않습니다. 노션처럼 쉬운 툴조차 익숙해지고 습관으로 만들고 업무에 긍정적 임팩트를 만든다는 확신을 갖기까지는 오랜 시간이 걸리죠. 당시 우리는 초기 직원의 입사를 1주일 앞둔 상황이었고 구글닥에 온보딩 문서를 만들어야 했습니다.


이 때, 공동 창업자인 코트니(Courtney)는 개인적으로 몇 달간 사용해왔던 툴인 노션을 제게 추천했습니다. 솔직히 처음에는 돈을 내고 노션을 쓰는 것에 고민이 되었던 것이 구글닥, 깃허브 위키, 트렐로 등의 무료 서비스가 있기 때문이었습니다. 이는 굉장히 큰 결정이었죠. 우리는 한 번에 모든 것을 해결할 수 있는 툴이 필요했고, 미래의 모든 직원들과 함께 사용할 수 있는 무언가가 필요했습니다. 코트니는 노션으로 할 수 있는 일들에 대한 가벼운 튜토리얼을 진행한 후 우리를 설득했습니다. 오마이갓! 그리고, 우리는 노션을 사용하기로 결정했고, 이 결정에 매우 만족합니다.




Part 4 . 노션의 장점


노션을 사용했던 지난 6개월 간 저는 노션에 작성할 문서의 주제에 대해 진심으로 고민했고, 이는 100% 재택근무로 운영되는 저희 회사의 문서화 과정에는 무척 중요한 요소입니다. 그럼, 노션이 왜 좋은지 아래에 나열해보겠습니다.


1. 구조(Organization): 노션 템플릿은 문서화의 시작에서 훌륭한 프레임워크의 역할을 합니다.

2. 네비게이션(Navigation): 정보를 이리저리 움직이는 방식이 단순하고 편리합니다.

3. 일관성(Consistency): 문서 스타일에 통일감이 있고 본문 텍스트와 3가지의 제목 텍스트로만 구성되어 일관성이 있습니다.

4. 경험(Experience): 단축키로 모든 것을 할 수 있고, 사용 방식이 미친듯이 유연합니다.

5. 올인원(All-in-one): 맥북 노트와 트렐로, 깃허브위키, 그리고 대부분의 구글닥을 대체합니다.

6. 가격(Pricing): 노션이 제공하는 크레딧을 고려하면, 특히나 합리적인 가격입니다.


노션의 기타 훌륭한 기능들

1. 빠른 서치 기능: "Command + P"를 누르면 모든 페이지들을 찾아볼 수 있습니다.

2. 스마트 링크 기능: URL 없이도 모든 노션 페이지를 연결할 수 있습니다.

3. 앱: 다른 소프트웨어보다 버그가 적은 훌륭한 모바일/데스크탑 앱을 보유하고 있습니다.




Part 5 . 3가지 사용 사례


1. 데이터베이스화(Databaseify)

2. 템플릿화(Templateify)

3. 위키화(Wikify)


네, 맞아요! 제가 위에 있는 용어들을 만들어냈습니다. 그런데 이 용어들을 기억하면 분명 업무에 도움이 될거고, 저한테 고마울거예요! 영상을 보는게 더 편하시면, 다음의 영상을 확인해보세요. https://youtu.be/0XKUtzTJAQw


1. 데이터베이스화(Databaseify)


회사 문서의 데이터베이스를 제대로 활용하는 것은 정말 중요합니다. 소프트웨어 회사가 미래를 위해서 코드베이스(특정 소프트웨어 개발을 위해 소스코드를 저장해두는 것)를 구축하듯, 문서화를 구축해야 합니다. 이 글을 읽는 당신은 어떨지 모르겠지만, 저는 당신의 회사가 성공하고 성장하길 원하거든요! 그래서 우리는 수 많은 직원들이 작성할 문서를 제대로 관리하기 위한 준비를 해두어야 합니다.


노션에는 "연결된 데이터베이스"라는 매우 저평가된 기능이 있습니다. 이 기능을 활용하면 다양한 위치에 같은 데이터 소스를 표시하고 필터링하며 정렬할 수 있습니다. 이 것이 왜 중요하냐구요? 왜냐하면 다양한 상황에서 동일한 유형의 문서가 필요할 수밖에 없기 때문입니다.


저는 지난 10년 간 스타트업 및 큰 규모의 회사에서 일하면서 다음과 같은 공통된 문서 유형이 있다는 것을 알게 되었습니다.

  • 직원 안내 책자

  • 용어 사전

  • 툴 정보 모음

  • 회의록

  • 사례집

  • 방법 모음

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회사 위키에 있는 데이터베이스를 살펴보세요.



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이 직원 안내 책자는 노션의 기본 템플릿을 활용한 것입니다.



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용어 사전에 있는 연관 부서(Relevant to)에 부서와 팀 등의 태그를 다중으로 넣어두었습니다.



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툴 정보 모음 템플릿을 보면 가격(Price) 부분은 경영진만 열람할 수 있도록 숨김처리가 가능합니다.



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회의록 데이터베이스는 노션의 기본 템플릿을 활용한 것입니다.



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사례집 데이터 베이스의 연관팀(Relevant to) 또한 다중으로 선택 가능한 태깅 기능을 활용했습니다.



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방법 모음 데이터베이스



2. 템플릿화(Templateify)


노션의 데이터베이스가 중요한 이유 중 하나는 바로 '구조화'에 있습니다. 노션의 모든 표에 있는 열은 페이지로 구성할 수 있으며, 페이지에서 또 다른 테이블을 추가하고 이를 반복할 수 있습니다. 이러한 테이블 구조를 제대로 사용하는 케이스를 많이 찾지는 못했지만, 이는 매우 유용합니다.


위에 소개한 "툴 정보 모음" 페이지를 기억하시나요? 회사에서 사용하는 툴을 설명하는 용도로 페이지를 활용할 수 있으며, 아래와 같이 세부 정보를 페이지에 추가할 수도 있습니다.

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더 중요한 것은 '템플릿'을 활용하는 것입니다. 노션의 기본 템플릿 중 좋은 사례를 아래에 소개해두었는데, 예를 들어 각 회의에 맞는 템플릿으로 일관성있는 포맷과 구조를 만드는 것입니다. 일관성이 있는 회의록 덕에 추후 직원의 수가 늘더라도, 쉽게 회의록을 훑어볼 수 있죠.


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여러가지 템플릿 중, 고를 있는 이 멋진 콜렉션을 한 번 보세요. 그리고 템플릿은 모두 아름답게 디자인되어 있기 때문에 이후에 활용하기에도 좋습니다.


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직원 안내 책자 템플릿의 상세 페이지는 얼마나 템플릿이 잘 디자인 될 수 있는지를 보여줍니다.


3. 위키화(Wikify)


마지막으로 위키입니다. 노션의 템플릿이 모두 좋긴 하지만, 위키 템플릿은 아직 많지 않습니다.


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Home

위키의 홈 화면은 회사의 매뉴얼 역할을 하며, 특히 새로 입사한 직원들이 유용하게 활용할 수 있습니다.

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제품 위키

노션은 프로젝트 관리의 툴로 활용되던 트렐로를 대체했으며, 칸반보드를 포함합니다.

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디자인 위키

디자인 위키는 브랜딩 가이드와 디자인 원칙, 사용자 리서치와 피드백으로 얻은 문서를 모두 포함합니다.

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개발 위키

노션은 깃허브 위키를 대체했는데, 디자인과 QA 등 다른 팀과의 협업 과정에서 사용됩니다.

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세일즈 위키

여기에 우리는 세일즈 피칭, 다양한 회사의 가치, 리포팅, 학습 내용, 경쟁사 분석 등을 넣어두었습니다.

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CS 위키

다양한 채널에서 고객과 소통하기 때문에, 각 툴의 다양한 사용 절차를 정리해두었습니다.

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그로스 & 마케팅 위키

자주 사용되는 이 위키에는 마케팅 전략과 블로그 발행 스케쥴, 아티클, SEO 전략, PR 전술, 리서치, SNS 가이드 등을 포함해두었습니다.

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HR 위키

초기 스타트업은 HR 위키가 필수적이지는 않지만, 채용과 관련된 문서를 모아두는 창구를 만드는게 미래에는 도움이 됩니다.

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운영 위키

우리 회사에서 사용하는 운영 위키는 팀장들이 주로 사용하는 문서를 모아두는 창구로 사용되었습니다. (예: 채용 계획, 팀장 회의록 등) 이 위키는 팀장들만 보는 문서였기 때문에, 특정 직원만 확인이 가능한 "Shared(공유)" 섹션에 분류해두었습니다.

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퍼블릭 위키

퍼블릭 위키는 커리어 페이지, 헬프 센터, 위시리스트 등으로 사용하기 좋은데, 이는 ATS나 제품 피드백 툴 등의 유료 서비스를 대체합니다. 저희 회사인 Kopa의 퍼블릭 위키를 참고로 한 번 살펴보세요.

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직원의 수가 1,000명이 넘는다면 아래의 위키도 만들 수 있습니다.

  • 재무 위키

  • 법률 위키

  • 신사업 위키

  • 기타 등등!




Part 6 . 여전히 구글 드라이브도 활용하고 있습니다.


저희는 구글 드라이브를 다음의 용도로 제한하여 사용하고 있습니다.

  • 법률: 이용약관, 개인정보 취급 방침, 계약서 등

  • 크고 복잡한 도표: 키워드 조사, 랜딩페이지 데이터 등

  • 발표자료: 월간 팀 회의에 사용할 PPT, 신규 사용자를 위한 발표자료 등

  • 서베이: 사용자 피드백을 수집하기 위한 구글 서베이

  • 자료: 이미지 파일, 스케치 파일, SVG 파일




Part 7 . 결론


창업 당시에 특히나 CEO로서의 대혼돈은 그나마 노션으로 조절할 수 있었습니다. 기록에 남겨야하는 아이디어가 떠오를 때, 저는 "아이고! 구글 드라이브의 어느 폴더에 이 문서를 넣어야할까? 아무도 안 볼 것 같은 이 문서를 만드는게 맞을까?"라는 생각을 더 이상 하지 않게 되었습니다. 적합한 카테고리의 위키가 있기 때문에, 저는 어느 위치에 문서를 넣어놔야할지, 어느 상위 페이지에 이 문서를 연결시킬지가 명확해졌습니다. 그리고, 노션의 네비게이션 기능으로 간편하게 문서 검색이 가능해졌죠.


이 가이드가 당신이 노션을 도입하는 결정을 내리는데, 노션을 구조화하는데, 그리고 노션을 다양하게 활용(예: 습관 측정기, 할 일 리스트 등)하는데 도움이 되었으면 합니다. 우리 회사의 위키를 더욱 발전시키고 이 아티클을 업데이트하고, 우리가 생성한 템플릿에 대한 아티클도 공유해드릴테니 기대해주세요!


* 참고: 저는 노션의 앰베서더는 아닙니다. 그냥 팬일 뿐이에요!




Written by Jack Forbes (원문)

Translated & Edited by Yong (최용경)




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개인과 회사의 업무 생산성을 높이는 노션 활용법 0원으로 듣기